Alegerea greșită a unei aplicații software este mai gravă decât lipsa ei

Tendinte (de , July 16, 2018)

În funcție de tipul și de funcționalitățile pe care le oferă unui utilizator, o aplicație software are costuri de achiziție diferite, de la câțiva euro/user în cazul celor de tip financiar-contabilitate, help desk, dar pot ajunge la sute sau mii de euro/utilizator atunci când vorbim despre cele complexe. În niciunul dintre cazuri, indiferent cât de neînsemnat ar fi costul în raport cu cifra de afaceri sau cu profitul propriei companii, nu se justifică și nu se recomandă începerea demersurilor de achiziție și de implementare a unei aplicații software cu grad ridicat de risc.

De ce?

O aplicație greșit aleasă sau implementată poate dăuna mai mult decât lipsa ei!

Imaginați-vă următorul scenariu: pornești la drum în achiziția unei soluții software pentru că ai constatat că există o problemă la nivelul unui departament, în managementul fluxurilor de lucru, în scăderea productivității, etc. Cum ar fi ca la problema pe care deja ai definit-o (și de obicei nu singur, ci fie cu ajutorul unui consultant, al unui Business Analyst, al unei companii de consultanță în management), să se adauge un alt set de aspecte care pun obstacole suplimentare în contextul activităților organizaționale?

În general, alegerea unei soluții care nu răspunde corect cerințelor de business, care nu este aleasă în raport cu cifrele și evaluările rezultatelor companiei, care depășesc nejustificat bugetul alocat, care nu au susținerea efectivă venită din interior, eșuează, atât prin implementarea propriu-zisă, cât și prin afectarea unor ramuri sau a unor procese perfect funcționale.

Faptul că alegem o aplicație informatică al cărei cost este unul infim, dar care nu face față cerințelor de lucru, nu ne asigură un proces de testare intern, ci o scurtcircuitare a timpilor de lucru (implementarea durează), a obiceiurilor de abordare a unei situații, a fluxurilor procedurale și chiar a rezonanței psihologice, întrucât fiecare utilizator care interacționează direct cu soluția aleasă va observa eventualele probleme și va avea tendința de a face un pas în spate.

Practic, în acest context, încercarea de a soluționa o problemă va genera altele noi.

25% dintre proiectele IT eșuează. Doar în UK, companiile au înregistrat pierderi de 37 miliarde de lire într-un singur an prin implementarea greșită a soluțiilor IT

5 sfaturi-cheie:

  • Identifică în mod corect problema, motivul pentru care se dorește achiziția unei soluții software! Definește obiectivele în mod clar și coerent!
  • Cercetarea care vizează identificarea unui furnizor de servicii și de produse software sau complementare începe de la punctul 1, menționat mai sus.
  • Soluțiile all-in-one nu sunt mereu soluția potrivită pentru orice tip de companie. Un aspect esențial în contextul recomandării unei soluții software este ca utilizatorul să aleagă o astfel de aplicație care a fost creată tocmai pentru a rezolva o problemă particulară (iar aici vorbim fie de o problemă a unei industrii, de funcționare, de management etc.).
  • Mereu, obiectivele companiei-utilizator trebuie să ajungă, să fie transferate, și către furnizorul de soluții software.
  • Faptul că alegi să implementezi o soluție de referință pentru un anumit domeniu de activitate nu înseamnă mereu că ea poate rezolva orice problemă din acel domeniu. Așadar, intervine aici intersecția dintre nevoile efective ale unei companii și capacitățile aplicației, a echipei de implementare.

Mai mult decât atât, în măsura în care un utilizator observă probleme de comunicare sau de respectare a termenelor, a funcționalităților promise sau orice alt tip de scenariu în decursul etapelor de implementare, este recomandată stoparea fluxului și re-evaluarea aspectelor care definesc proiectul.

Alexandra Roată, Softlead


Tags: ,

Trackbacks

Leave a Trackback