Beneficiile utilizării iPad pentru administrarea de documente

Ponturi (de , July 16, 2017)

Dacă ați lucrat vreodată într-un departament în care trebuie completate și administrate multe documente, probabil că ați observat cât de repede se ajunge la o harababură și la o organizare deficitară a acestora. Lăsând fișiere și hârtii “să vă fie la îndemână”, ajungeți curând la situația bulgărelui de zăpadă capabil să declanșeze o avalanșă și să vă treziți îngropat în documente pentru cine știe ce anume și cine știe până când. Munca într-un mediu dezorganizat nu este niciodată pozitivă, și multe studii au demonstrat că munca într-un birou bine organizat este mult mai productivă.

Dar în loc să ajungeți până într-un astfel de punct și să dați dovadă de amatorism, nu ar fi mai bine să vă gândiți încă de la început să digitalizați toată munca de administrare a hârtiilor? Utilizarea iPad-ului pentru administrarea documentelor se poate dovedi o idee bună și vă poate aduce o mulțime de beneficii.

Un loc de muncă mai curat

Transformarea foilor de hârtie în format digital poate fi cel mai simplu pas de la care puteți porni. Aveți nevoie doar de 2 lucuri, pe care s-ar putea să le aveți deja: un iPad și o aplicație mobilă de scanare a documentelor. Puteți utiliza o mulțime de aplicații care să realizeze o poză a documentului de pe hârtie și care să îl convertească în format digital. Exemple de astfel de aplicații sunt: CamScanner, TurboScan, Genius Scan.

Finalizați-vă munca oriunde v-ați afla

Probabil cel mai mare avantaj pe care îl puteți obține utilizând iPad-ul pentru administrarea documentelor este dată de faptul că vă puteți face toată treaba oriunde v-ați afla și nu numai de la birou. Atâta timp cât dispuneți de un iPad și de câteva aplicații de productivitate instalate pe acesta, vă puteți administra hârtiile și documentele și în timp ce vă aflați în mișcare. De exemplu puteți utiliza PDF Converter Ultimate pentru a converti fișierele PDF în fișiere editabile și a face în ele modificările necesare. Iar fișierele vi le puteți accesa din diferite aplicații de stocare în cloud, cum ar fi Dropbox, Google Drive etc.

Nu veți mai rata termene

Cu iPad-ul puteți să vă luați “munca” cu dvs. și să nu mai ratați nici un termen. Nu doar că vă puteți accesa fișierele de pe el și să le convertiți în diverse alte formate de fișiere, dar vă puteți stabili și alarme pentru aducere aminte, să vă viziualizați documentele și să le adnotați. În app store există numeroase aplicații care vă permit să faceți acest lucru, cum ar fi: Alarmed, Any.do, Documents 5.

Asigurați-vă că clienții și colegii se pot baza pe dvs.

De la administrarea documentelor și până la partajarea lor nu mai este decât un pas. Atunci când aveți de gestionat diferite documente, adesea trebuie să trimiteți astfel de documente fie clienților, fie colegilor pentru diverse revizii și aprobări urgente. Pentru aceasta utilizarea iPad-ului poate fi benefică. Diferite aplicații de email și de comunicare vă pot ușura colaborarea și veți putea răspunde mai prompt solicitărilor clienților. Există chiar și aplicații care vă permit să semnați documente în timp ce sunteți mobil, cum ar fi: SignNow și SignEasy.

Economisiți timp pentru alte sarcini

Să fim onești, nu puteți face chiar toate lucrurile imaginabile de pe un iPad. Există și activități mai complexe pe care să nu le puteți face decât de pe un calculator desktop. Dar dacă vă rezolvați partea de administrare de documente, din mers, cu ajutorul iPad-ului și al câtorva aplicații de productivitate vă va rămâne mai mult timp pe care să-l alocați rezolvării celorlalte sarcini de la birou.


Tags: , ,

Trackbacks

Leave a Trackback