Nu trimiteţi comunicate dacă sunteţi „out of office”

Opinii (de , August 26, 2016)

Loredana PascalRecunosc, nu încetează să mă uimească oamenii de comunicare. Uneori în sens pozitiv, alteori însă… De vreo doi ani încoace văd o practică deloc firească şi, cum în ultima vreme am remarcat că s-au înmulţit cazurile – mai corect spus, persoanele care o folosesc –, am zis că merită tras un semnal de alarmă.

Totul începe cu un comunicat

Comunicatul, scris, însoţit de imagini (sau nu, după caz), este trimis jurnaliştilor (eventual publicat şi pe unele site-uri de comunicate de presă). Scopul oricărei persoane care trimite un comunicat de presă este să obţină cât mai multe publicări. Se presupune aşadar că atunci când trimite comunicatul este în timpul serviciului (indiferent de locul unde lucrează). Dar, logic vorbind, se presupune că persoana în cauză este… „la datorie”.

Continuă cu o întrebare sau cu o confirmare

Atunci când se trimite un material, este posibil ca reprezentanţii mass-media (şi bloggerii, dacă li s-a trimis şi unor bloggeri comunicatul) să aibă întrebări suplimentare ori să aibă nevoie de fotografii. Se poate ca documentul să nu poată fi deschis. La PRwave am primit de-a lungul timpului materiale format pdf, de exemplu, din care nu se putea copia nimic, sau documente format .doc(x) care nu puteau fi deschise. Dacă ştirea prezintă interes, atunci solicităm o altă variantă de document.

Se mai poate întâmpla însă ca alţi jurnalişti să dorească să scrie un material mai amplu şi să aibă nevoie de anumite detalii în plus – motiv pentru care să trimită un e-mail cu întrebări suplimentare. Normal este ca expeditorul iniţial, cel care a trimis comunicatul, să revină cât mai rapid posibil cu răspunsurile/materialele solicitate.

Un jurnalist poate contacta persoana care a trimis comunicatul şi doar pentru a-i confirma că a aparut o ştire pornind de la respectivul material. Iată aşadar câte motive există pentru ca un jurnalist să contacteze persoana care a trimis comunicatul (şi lista nu este deloc exhaustivă).

Şi, uneori, se termină cu mesajul automat „Out of office”

Oricât de incredibil ar putea părea, atunci când un jurnalist contactează persoana care i-a trimis comunicatul este posibil să primească răspunsul cu „Out of office”. Şi nu, nu vă gândiţi la unul pentru o dată anterioară, care a fost uitat pe server. Nu. Unul valabil pentru ziua în care s-a trimis comunicatul. Evident, în peste 90% din cazuri, jurnalistul nu primeşte răspuns.

Uneori există şi alte persoane (în CC) de la agenţia/compania de la care este persoana care a trimis comunicatul şi se preiau mesajele (ba se şi răspunde câteodată). Chiar şi aşa, un comunicat nu trebuie trimis de cineva care nu e, de fapt, oficial, la birou, nu lucrează în acea zi. Şi, menţionez din nou, situaţia nu apare o dată pe an ci de câteva ori pe lună, în agenţii sau companii de mărimi diferite şi din domenii variate.

Este vorba de minimul respect oferit jurnaliştilor şi, evident, despre crearea şi menţinerea unei relaţii de încredere cu aceştia. În sfârşit, vorbim şi despre impresia lăsată de oamenii de relaţii publice jurnaliştilor. Da, se fac generalizări, indiferent de modul în care se poartă anumite persoane şi toţi oamenii de PR ajung… „în aceeaşi oală”. Aşa că, atenţie atunci când trimiteţi comunicate de presă!

… când comunicatele sunt trimise cu puterea minţii


Tags: ,

Trackbacks

Leave a Trackback